提言

2016/07/31 奈佐原顕郎

 大学を含む研究教育業界は予算・人員のリソース不足が深刻化しているが, 嘆くばかりでは始まらない。お互い知恵を絞って効率の良い仕事をするための提言。

メールはできるだけ添付ファイルを排し, 本文に直接書こう

 添付ファイルは容量を食うし, 開くのにひと手間余分にかかる(特にスマホで読む時)。検索時の負荷にもなる。メール本文にテキストで書けば済むような用件は, できるだけそうしよう。

簡単な情報をワードやエクセルの書式に記入させるのはやめよう

 メールの本文に返信すれば済むようなことはそうしよう。書式に記入するにはひと手間かかるし, 出先でスマホだったらさらにめんどう。「オフィスに帰ってからやろう」とするとどうせ忘れる。情報を集めたい人は督促のメールを出す前に, 情報提供者の負担軽減・効率化を考えて!

紙での情報提供・収集はやめよう

 私の部屋から事務室までは歩いて5分かかるので、1日のうちに何回も行かない。メールで済むことを紙でやられると時間の無駄。どうせ紙は無くす。メールなら検索でみつかるし, 「送った」「受け取った」の証拠が残る。

お互いをメッセンジャーボーイ(ガール)にするのはやめよう

「指導している学生に渡して下さい」「学生に記入させて提出させて下さい」みたいなことを事務や授業担当教員から頼まれることがあるが、お互いしんどいばかりで, 効率は悪い。指導教員は学生のお守りではない。出張や授業等でしばらく学生に会えないこともある。うまくやっている教員は有能な秘書さんを抱えているが, その秘書さんにしても時給で雇われている。無駄に使うべきではない。当事者が, 学生と直接, メールやラーニングシステム(manaba)でやって下さい。

サインやハンコはできるだけ不要に。

 ちゃんと明文化されたルールで決まっているもの以外にはサインやハンコを要求しないで頂きたい。ハンコはいくらでも三文判が作れるので認証として意味をなさないのに。どうしても必要な場合は、「どちらか片方」>「ハンコ」=「サイン」>「両方」の順で。

無用な付帯情報を要求しないで

 学生の修了審査の報告書で, 主査・副査の名前・職名はまだよいが, 学位まで記入させるのは無意味では。その先生の履歴は大学が把握してるはず。あの先生は博士(農学)だったか農学博士だったかなんてことをいちいち思い出さねばならないのは無駄。

エクセル方眼紙やめて

 エクセルで細かくレイアウトされた書式「エクセル方眼紙」はお互い時間の無駄。「あなた, その書式を作る暇があったら...」と言いたい気持ちはこらえるにしても, 何桁もの数字で構成されるID番号や口座番号を、1桁ずつ別のセルに入れろとか, やめて欲しい。

ワードのきれいな書式もやめて

 ワードの書式も, きれいに見やすくしているつもりの書式が、入力するときは面倒で仕方ない、というのもよくある。ページいっぱいにカツカツにレイアウトされた書式は簡単に改ページされて崩れる。どれかを選べ、みたいなのに, 四角形にチェックを入れろとか丸で囲えとか, そんなめんどくさいことする暇は無い。どれかひとつだけ残して他は消せとか, 行頭に○をつけろ、でいいじゃん。

ウェブ入力フォームはシンプルに

 個々の項目が別の窓になっているのは、やりにくくて仕方ない。一気にコピペでがっさり流し込めるような、ざっくりしたシンプルなフォームにして欲しい。

オフラインでのダブルチェックはやめよう

 ウェブで入力した上に, 紙での提出も求められることがある。ダブルチェックで精度と効率を上げるつもりだろうけど, 1つの窓口の使い勝手を良くする方がお互い良い結果につながるんじゃない?

1つの案件にかかわる書類は1つに統合しよう

 出張とか修了認定とか, ひとつの案件に複数の書類が求められることがよくある。たいてい, そのうちの一部が欠けて, 「あれがまだ出てないよ」「すみません」みたいなやりとりになる。しかも, 同じことをそれぞれの書類に記入せねばならなかったり。無駄である。

メールにはシグネチャをつけよう

 メーラーの機能で, 送信者のシグネチャ(名前・所属・住所・電話番号など)をつけることができるが, それをやらない人がいる。メールじゃ話しにくいみたいなことを電話で連絡しようとすると困る。

建物の名前はユニークに

 筑波大学は似た名前の建物が多い。たとえば「B棟」が1B棟, 2B棟, 3B棟, 生農B棟, 理修B棟など, たくさんある。紛らわしい。お客さんに説明するのがめんどくさい。他とは紛れない, しかも外人にもOKなような, ユニークな名前にしてほしい(ここで言うユニークとは, 「個性的」「面白い」みたいな意味ではなく, 「他と明確に区別しやすい, そのもの固有の」という意味である)。

形式的な会議はやめよう

 組織や委員会の会議がたくさんあるが, しゃべるのは責任者(役職者)だけで, 他の出席者はほとんど発言しない。聞くだけならわざわざその場にいなくてもいいじゃん。そういう会議ならばやめてしまって, 情報共有と意見収集はオンライン(メーリス)で行って, 責任者(役職者)がどんどん判断してリーダーシップをとって事を進めればよい。出席のアリバイが必要なら, オンライン会議にしてオフィスから出席できるようにすればよい。ちなみに私はどんな会議でも、できる限り1回は発言するようにしている。